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POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE PROTECCIÓN DE DATOS DE LOS TITULARES

noviembre 2, 2016

FUNDACIÓN COLOMBIA GANADERA – FUNDAGAN

En virtud de los establecido en la Ley 1581 de 2012 y en los decretos reglamentarios 1377 del año 2013 y 1074 del año 2015, la Fundación Colombia Ganadera – FUNDAGAN, hace uso de esta política de tratamiento de datos personales, con el fin de que la información que reposa en los diferentes estamentos de la organización social sin ánimo de lucro esté sujeta a especial protección; así mismo, sea utilizada con los fines previstos al momento de la recolección de la información.

Así las cosas, la Fundación Colombia Ganadera — FUNDAGAN, manifiesta a los titulares de la información obtenida y por obtener, que garantiza los derechos de privacidad, a la intimidad y todos aquellos derechos concernientes al buen nombre. También la organización social sin ánimo de lucro garantizará que todas las actuaciones adelantadas y, en efecto, que involucren la utilización de datos personales, se realizará con la máxima confidencialidad, seguridad y transparencia.

Todas las personas que se vean vinculadas con el desarrollo del propósito gremial ganadero y, en específico, con actividades jurídicas, pecuarias, económicas, académicas, laborales, comerciales, entre otras, sean permanentes u ocasionales, y que llegasen a suministrar cualquier tipo de información, se les garantizará que cualquier dato o información personal, podrá ser conocida por el titular, actualizarla o rectificarla, según sea el caso.

I. IDENTIFICACIÓN DEL RESPONSABLE

NOMBRE RESPOSABLE DEL TRATAMIENTO:  Fundación Colombia Ganadera FUNDAGAN, organización social con sujeción al derecho privado, inscrita en la Cámara de Comercio de Bogotá el día 19 de junio de 2007 bajo el número 00121486 del Libro I de la Entidades Sin Ánimo de Lucro e identificada con el NIT no. 900159758-2.

DOMICILIO Y DIRECCIÓN: La Fundación Colombia Ganadera – FUNDAGAN tiene su domicilio en la Calle 37 No. 14 — 31 de la ciudad de Bogotá D.0 — Colombia.

CORREO ELECTRÓNICO CERTIFICADO: fundaganafedegan.org.co

TELÉFONO: (+57) 5782020 ext. 610

N II. MARCO LEGAL

La Fundación Colombia Ganadera — FUNDAGAN fue constituida por Asamblea General de Fundadores el día 02 de mayo del año 2007 con el fin de trabajar por el desarrollo social, la sostenibilidad ambiental y la defensa, representación y protección del sector ganadero víctima de la violencia en Colombia.

III. AMBITO DE LA APLICACIÓN

La presente politica será aplicable a los datos personales registrados en cualquier base de datos de la Fundación Colombia Ganadera – FUNDAGAN, cuyo titular sea una persona natural o jurídico

IV. DEFINICIONES

Para los efectos pertinentes de esta política de tratamiento de datos y en virtud con la normatividad de la República de Colombia y, específicamente en el Decreto 1377 de 2013, en su artículo tercero, se tendrán en cuenta las siguientes definiciones:

Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del titular para el tratamiento de sus datos personales.

Aviso de privacidad: Comunicación escrita emanada por el responsable, dirigida al titular para el tratamiento y protección de sus datos personales, mediante la cual se le da a conocer la política desarrollada por la organización social sin ánimo de lucro para el tratamiento de la información que le es aplicable, la forma de acceder a esta y las finalidades del tratamiento.

Base de datos: Archivo o cúmulo organizado de datos personales que es objeto del tratamiento.

Causahabiente: Persona ha sucedido a otra por el fallecimiento del titular.

Dato: Cualquier información que pueda asociarse a cualquier persona natural o jurídica, determinadas o determinables.

Dato público: Dato que no sea semiprivado, privado o sensible. Son considerados datos públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas naturales, a su profesión u oficio, bien sea en calidad de comerciante o servidor público. Dada su naturaleza, esta clase de datos pueden estar contenidos en registros públicos, documentos públicos, gacetas, boletines oficiales o sentencias judiciales ejecutoriadas y sobre las cuales no haya reserva.

Datos sensibles: Se entiende por los datos que afectan la intimidad del titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como origen racial o étnico, orientación política, convicciones religiosas o filosóficas, la afiliación a sindicatos, organizaciones sociales, movimientos políticos, como también aquellos datos concernientes a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos.

Encargado del tratamiento: Se entiende por la persona natural o jurídica, con sujeción al derecho público o privado, que por sí misma o en asocio con otras personas, decida sobre las bases de datos y el tratamiento de los mismos.

Titular: Es la persona natural o jurídica cuyos datos sean el objetivo del tratamiento.

Tratamiento: Cualquier operación que involucre los datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.

Transferencia: Tiene lugar cual el responsable o encargado del tratamiento de datos personales, ubicado en Colombia, envía los datos personales a un receptor, que bien puede estar dentro o fuera del país.

Transmisión: Tratamiento de datos que implica la comunicación de los mismos al interior o exterior del país cuando tenga por objeto la realización de un tratamiento por el encargado por cuanta del responsable.

V.  PRINCIPIOS

La Fundación Colombia Ganadera – FUNDAGAN, aplicará de forma transparente e integral los principios que se mencionarán a continuación, con el fin de garantizar la protección de los datos de los titulares, bien sea al momento de realizar el tratamiento, transferencia o transmisión de datos personales:

Principio de Legalidad: El tratamiento de datos debe hacerse conforme a la normatividad vigente y donde se expresan las disposiciones legales que bien podrían regir en el asunto.

Principio de Libertad: El tratamiento que se desarrolla en la presente política de datos, únicamente podrá realizarse con el consentimiento previo, expreso e informado del titular. Los datos personales no podrán ser recolectados o divulgados precia autorización del titular o por autoridad judicial competente.

Principio de Finalidad: El tratamiento que se adelante a los datos personales que realice la organización social sin ánimo de lucro, obedecerá a una finalidad legítima, tal y como lo establece la Constitución Política de Colombia de 1991.

Principio de Veracidad y Calidad: La información suministrada por el titular debe ser veraz, completa, exacta, actualizada de ser posible, comprobable y comprensible. Se prohíben los datos que induzcan al error.

Principio de Transparencia: La organización social responsable del tratamiento de los datos, le garantizará al titular de los datos o de la información, que en cualquier momento, conforme a los preceptos de ley, podrá hacer reclamaciones, actualizaciones o solicitudes que permitan la desvinculación de sus datos.

Principio de Acceso y Circulación Restrinxgida: El tratamiento de los datos personales está limitada por la naturaleza de los mismos, de acuerdo a lo que establece la normatividad vigente. Así las cosas, el tratamiento solo podrá realizarse por las personas autorizadas y que cumplan con los propósitos del titular como del responsable. Los datos personales, salvo la información entendida bajo el carácter de pública, no podrán ser consultados vía internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso a estos sea técnicamente controlable para brindar conocimiento restringido solo a los titulares de los datos o terceros autorizados, de acuerdo a como lo establece la ley. Para estos propósitos, la obligación de la Fundación Colombia Ganadera – FUNDAGAN, será de medio.

Principio de Confidencialidad: El personal destinado por el responsable, en este caso la Fundación Colombia Ganadera – FUNDAGAN, que administra, maneje, actualice o tenga acceso a la información compilada en las diferentes bases de datos, está obligada a garantizar la reserva y el uso debido de la información, por lo que se comprometen a conservar y salvaguardar de manera estricta la información considerada como confidencial y bajo ninguna circunstancia, debe ser revelada a terceros salvo a quienes contempla la ley, como lo son las autoridades judiciales.

Para efectos de protección, el personal estará sujeto a verificación y seguimiento. El personal estará sujeto además a las sanciones que le puedan ser imputables, siempre y cuando incurra en una conducta punible, esto de conformidad con la Ley 599 del año 2000 por medio de la cual se expidió el Código Penal Colombiano.

Principio de Seguridad: La Fundación Colombia Ganadera – FUNDAGAN, como responsable del tratamiento de los datos, se compromete a manejar la información contenida en las bases de datos con todas las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para garantizar el correcto uso de la información. Así mismo, velará por la seguridad de los datos evitando así cualquier alteración, perdida, consulta, acceso no autorizado o fraudulento.

VI. DERECHOS DEL TITULAR DE LA INFORMACIÓN 

En virtud de la normatividad vigente y aplicable en materia de tratamiento y protección de datos, y específicamente en el Decreto 1377 de 2013, en su artículo vigésimo, los titulares de la información tendrán los siguientes derechos:

1. Acceder, conocer, rectificar y actualizar sus datos personales frente a la Fundación Colombia Ganadera – FUNDAGAN, quien de acuerdo a la presente política de tratamiento de datos, funge como responsable. Este derecho se podrá ejercer, entre otros, frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados que induzcan al error, o aquellos que estén prohibidos.

2. Solicitar información a la organización social sin ánimo de lucro, respecto del uso que le ha dado a sus datos personales.

3. Presentar queja ante la Superintendencia de Industria y de Comercio, por cualquier infracción a las disposiciones de la Ley 1581 de 2012 y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen, previo trámite de consulta o requerimiento al responsable del tratamiento.

4. Solicitar la supresión del dato sujeto a tratamiento cuando el responsable no respete los principios, derechos y garantías legales y constitucionales.

5. Acceder de forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto del tratamiento cuando se modifiquen las políticas aquí contenidas.
Estos derechos pueden ser ejercidos por las siguientes personas:
1. El titular, quien deberá acreditar debidamente su identidad por los medios que haya establecido la organización social como responsable.

2. Los causahabientes del titular, quienes deberán acreditar tal calidad.

3. El representante o el apoderado del titular, previa acreditación de la representación o del apoderamiento notarial.

VII. DEBERES DE LA FUNDACIÓN COLOMBIA GANADERA FUNDAGAN COMO RESPONSABLE U ENCARGADA DEL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

La Fundación Colombia Ganadera – FUNDAGAN, reconoce su autoridad como responsable de los datos personales que se encuentren sus diferentes bases de datos, como también reconoce que los titulares pueden decidir sobre el uso de los mismos.

Así las cosas, la organización social sin ánimo de lucro utilizará los datos personales para el cumplimiento de las finalidades autorizadas por las normas vigentes.

En el tratamiento y protección de los datos personales, la Fundación Colombia Ganadera FUNDAGAN tendrá los siguientes deberes, sin perjuicio de otros previstos en las leyes y demás disposiciones que regulen esta materia:

1. Garantizar al titular, en cualquier tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de Habeas Data.

2. Conservar la autorización o negación de titular de los datos para el tratamiento de los mismos.

3. Informar al titular de los datos sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten.

4. Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su alteración, pérdida, consulta no autorizada o acceso fraudulento.

5. Garantizar que la información sea veraz, completa, exacta, actualizada en la medida de lo posible, comprobable y comprensible.

6. Actualizar oportunamente la información, atendiendo de esta forma todas las novedades respecto a los datos del titular. Debe propender por mantener la información de sus bases de datos actualizada.

7. Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar al titular lo pertinente.

8. Respetar las condiciones de seguridad y privacidad de la información de titular.

9. Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados por la ley.

10. Informar al titular de los datos cualquier cambio en las políticas establecidas para el tratamiento de datos.

11. Cumplir con los requerimientos e instrucciones que imparta la Superintendencia de Industria y de Comercio sobre el tema aquí desarrollado.

12. Usar únicamente los datos con los fines previstos en la Ley 1581 de 2012.

13. Velar por el uso adecuado de los datos personales de los niños, niñas y adolescentes, en caso de que sus datos de encuentren en las bases de la organización social.

14. Registrar en la base de datos la leyenda “reclamo en trámite” cuando se estudie la utilización de los datos y el tratamiento que se le está dando por cualquier solicitud del titular.

15. Insertar en la base de datos la leyenda “información en discusión judicial” en caso de que una autoridad competente del orden nacional o por autoridad judicial, en caso de ser solicitados por datos los mismos.

16. Abstenerse de circular información que esté siendo controvertida por el titular y cuyo bloqueo haya sido ordenado por la Superintendencia de Industria y de Comercio.

17. Usar los datos personales del titular solamente con los propósitos con los que fueron recolectados y utilizarlos de acuerdo a la normatividad establecida.

VIII. AUTORIZACIÓN Y CONSENTIMIENTO DEL TITULAR

En virtud del Decreto 1377 de 2013, en su artículo cuarto y en consonancia con el Decreto 1074 de 2015, Capitulo 25 Sección 2, la Fundación Colombia Ganadera – FUNDAGAN, requiere del consentimiento libre, previo, expreso e informado del titular de los datos personales para el tratamiento de los mismos, excepto en los casos expresamente autorizados en la ley, estos son:

1. Información requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial.

2. Datos de naturaleza pública.

3. Casos de urgencia médica o sanitaria.

4. Tratamiento de información autorizado por la ley para fines históricos, estadísticos o científicos.

5. Datos relacionados con el Registro Civil de las Personas.

Manifestación de la autorización

Se entiende como autorizado el tratamiento de los datos a cargo del responsable salvo comunicación del titular donde solicite lo contrario. Así las cosas, podrán autorizar el tratamiento y uso de sus datos por las siguientes personas:

1. El titular, quien deberá acreditar debidamente su identidad por los medios que haya establecido la organización social como responsable.

2. Los causahabientes del titular, quienes deberán acreditar tal calidad.

3. El representante o el apoderado del titular, previa acreditación de la representación o del apoderamiento notarial.

Medios para otorgar la autorización 

La Fundación Colombia Ganadera – FUNDAGAN, obtendrá la autorización mediante diferentes medios, entre ellos, el documento fisico, electrónico, mensaje de datos, internet, sitios web, o en cualquier otro medio que permita allegar la información del titular, desde luego, con su consentimiento.

Prueba de autorización

La Fundación Colombia Ganadera — FUNDAGAN, conservará las autorizaciones otorgadas por los titulares de los datos personales para su tratamiento, para lo cual utilizará los mecanismos disponibles a su alcance. En consecuencia, la organización social sin ánimo de lucro como responsable, podrá adoptar archivos o depositarios fisicos o electrónicos, siempre y cuando provean seguridad a los datos allí contenidos.

Revocatoria de la autorización 

Los titulares de los datos personales pueden en cualquier momento solicitar, modificar o revocar las autorizaciones otorgadas al responsable. La Fundación Colombia Ganadera – FUNDAGAN, establecerá los procedimientos o mecanismos a los cuales podrá acceder el titular de los datos para los fines anteriormente mencionados.

IX. TRATAMIENTO AL CUAL SERAN SOMETIDOS LOS DATOS

El tratamiento de los datos personales de clientes, beneficiarios, trabajadores, proveedores, entre otras personas con las cuales la Fundación Colombia Ganadera – FUNDAGAN, haya sostenido relaciones permanentes u ocasionales, lo realizará conforme a las disposiciones de ley.

En todo caso, los datos personales podrán ser recolectados y tratados para:

1. Realizar el envío de información relacionada con programas, eventos, actividades, noticias del sector pecuario, contenidos de interés social y político, productos y demás bienes o servicios ofrecidos por la organización social sin ánimo de lucro.

2. Desarrollar la misión de la organización social sin ánimo de lucro conforme a sus estatutos.

3. Cumplir con las normas aplicables a proveedores y contratistas, incluyendo pero sin limitarse a las tributarias y comerciales.

4. Cumplir con las exigencia de ley en materia laboral y de seguridad social, bien sea a empleados, contratistas, ex empleados y candidatos a futuros empleos.

5. Realizar encuestas y/o seguimiento relacionados con los servicios o bienes de la organización social sin ánimo de lucro.

6. Desarrollar sus programas conforme a los estatutos.

7. Mantener en contacto a sus asociados, beneficiarios, afiliados, entre otros afines e interesados.

8. Informar sobre ferias, seminarios, coloquios o cualquier evento a nivel nacional como internacional.

9. Fomentar la investigación en todos los aspectos.

10. Cumplir con los compromisos contractuales.

Datos sensibles

Para el caso de los datos sensibles, la Fundación Colombia Ganadera – FUNDAGAN podrá hacer uso y tratamiento de estos en las siguientes situaciones:

1. El titular haya dado autorización explícita, salvo en los casos que por ley no sea requerido el otorgamiento de dicha autorización.

2. El tratamiento sea necesario para velar por el interés del titular y este se encuentre incapacitado a nivel fisico o psíquico.

3. El Tratamiento se refiera a datos que sean solicitados para el reconocimiento, ejercicio o defensa ante una autoridad judicial competente.

4. El tratamiento tenga una finalidad histórica, estadística o científica.

X.  AVISO DE PRIVACIDAD

El aviso de privacidad podrá ser fisico o electrónico o en cualquier otro formato, donde se le indica al titular la política de tratamiento de sus datos.

Para hacer efectivo el aviso de privacidad, se deben tener en cuenta la siguiente información:

1. La identidad, domicilio y datos del responsable del tratamiento.

2. El tipo de tratamiento al cual serán sometidos los datos y la finalidad del mismo.

3. Los derechos del titular.

4. Los conductos desarrollados por el responsable del tratamiento de la información para consultar, acceder o simplemente conocer la política de privacidad de los datos

XI. GARANTÍAS DEL DERECHO DE ACCESO

Para garantizar el derecho de acceso del titular de los datos, la Fundación Colombia Ganadera FUNDAGAN, pondrá a disposición de este, previo acreditación debido de su identidad o de su representante, sin costo alguno, de manera detallada, los canales de comunicación y de consulta de sus datos.

XII. PROCEDIMIENTO PARA CONSULTAS, QUEJAS, RECLAMOS Y PETICIONES DE ACTUALIZACIÓN O SUPRESIÓN DE DATOS

La Fundación Colombia Ganadera – FUNDAGAN a través de la presente política, le garantiza a los titulares de los datos que hayan sido recolectados, almacenados, transmitidos, transferidos o usados, podrán ejercer en cualquier momento sus derechos a conocer, actualizar, y rectificar la información, como también la supresión de los mismos.

En virtud de lo anterior, podrán acudir a los siguientes canales:

1. Comunicación escrita a la Fundación Colombia Ganadera – FUNDAGAN, ubicada en la Calle 37 No. 14 — 31, en la ciudad de Bogotá D.C, Colombia.

2. Comunicación telefónica a la línea (+57) 5782020 Ext. 610 de lunes a viernes de 8:00am a 5:00pm.

3. Solicitud vía correo electrónico fundaganefedegan.org.co

4. Sitio web de la Fundación Colombia Ganadera – FUNDAGAN www.fundagan.org.co  / Contacto.

Las quejas, peticiones, consultas o reclamos serán atendidas en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir del recibo de la misma. Cuando no fuere posible atender la queja, petición, consulta o reclamo del titular, se le informará al interesado, expresando los motivos de la demora y señalando un término para otorgar la información.

Las quejas, peticiones, consultas o reclamos deberán contener una descripción sucinta de los hechos que dar lugar a estos, como también los datos básicos del solicitante. Si las quejas, peticiones, reclamos o consultas son presentados incompletos, la Fundación Colombia Ganadera – FUNDAGAN, deberá requerir al interesado dentro de los cinco (5) días hábiles a la recepción de la solicitud para que subsane las fallas. Transcurrido un (01) mes desde la presentación del requerimiento, sin que el solicitante subsane o presente la información requerida, se dará por entendido que ha desistido de su requerimiento.

XIII. REGISTRO NACIONAL DE BASE DE DATOS – RNBD EN LA SUPERINTENDENCIA DE INDUSTRIA Y DE COMERCIO — SIC.

La Fundación Colombia Ganadera – FUNDAGAN, se reserva, en los eventos contemplados por la ley colombiana, en los estatutos de la organización social y en los reglamentos internos que llegaren a existir, la facultad para mantener, estudiar, catalogar, entre otras actividades, determinada información que se encuentre consignada en las diferentes bases de datos.

La organización social sin ánimo de lucro, en virtud de la Ley 1581 de 2012 y del Decreto único 1074 de 2015 expedido por el Gobierno Nacional, procederá a registrar sus bases de datos en el Registro Nacional de Bases de Datos — RNBD, el cual es administrado por la Superintendencia de Industria y Comercio.

XIV. UTILIZACIÓN Y TRANSFERENCIA INTERNACIONAL DE DATOS PERSONALES E INFORMACIÓN PERSONAL POR PARTE DE LA FUNDACIÓN COLOMBIA GANADERA FUNDAGAN

En cumplimiento de su misión social, la Fundación Colombia Ganadera – FUNDAGAN, y en virtud de las relaciones permanentes u ocasionales que el titular de los datos pueda mantener con la organización podrá transferir y transmitir los datos personales siempre y cuando dichos procedimientos estén sometidos a los preceptos legales. Así las cosas, esta política diseñada por la organización social está orientada para beneficiar a los titulares de los datos, quienes a partir de la expedición y divulgación del presente documento, darán por aceptado el contenido del mismo, de manera que autorizan expresamente para transferir o transmitir, en el ámbito nacional o internacional, los datos personales.

En caso de que la Fundación Colombia Ganadera – FUNDAGAN, como responsable del tratamiento considere realizar una transferencia internacional, debe adoptar tomas las medidas para la protección de los datos de los titulares, entendiendo que el tercero que la conozca actúa bajo un claro mandato del responsable, tal cual como lo establece el artículo 25 del Decreto 1377 del año 2013.

La Fundación Colombia Ganadera – FUNDAGAN, como responsable de los datos personales, podrá intercambiar información personal con autoridades públicas, entendiendo estas como autoridades judiciales, fiscales, administrativas como también organismos de investigación fiscal, penal y disciplinario, como también podrá ser conocida por contadores, auditores, abogados y otros profesionales, siempre y cuando obedezcan estos requerimientos a procedimientos legales.

XV. RESPONSABLE Y ENCARGADO DEL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

La Fundación Colombia Ganadera – FUNDAGAN, será la responsable del tratamiento de los datos personales que se encuentren en sus archivos electrónicos y fisicos. En virtud de lo anterior, designará al personal calificado para que se encargue del tratamiento de datos a nombre de la organización social sin ánimo de lucro.

XVI. VIGENCIA

La política de tratamiento de datos de la Fundación Colombia Ganadera – FUNDAGAN, rige a partir del día 06 de Junio de 2016.